Documentación pendiente y preguntas de clientes: la parte de la gestoría que Claude aligera

La documentación que no llega es el cuello de botella de cualquier gestoría. Las facturas del trimestre aparecen el día 19, las incidencias de nómina el día del cierre, y entre medias el personal escribe recordatorios uno a uno y responde las mismas preguntas de siempre. Es trabajo de redacción con datos que la gestoría ya tiene, y Claude lo prepara en minutos.

Los recordatorios por cliente

Un recordatorio genérico ("os recordamos que se acerca el trimestre") se ignora. Uno que dice exactamente qué falta, se contesta. Para hacerlo a escala, prepara una hoja con una fila por cliente: código, tipo (autónomo, sociedad), qué se le ha recibido y qué falta. Sin NIF ni datos bancarios.

Adjunto la hoja de documentación del trimestre. Para cada cliente
con algo pendiente, escribe un correo de recordatorio:
- Máximo 90 palabras, en tú, con el tono de los ejemplos del
  proyecto.
- Lista exacta de lo que falta, tal como figura en la hoja.
- Fecha límite interna: [fecha], cinco días antes del plazo.
- Si es el segundo recordatorio (columna "avisos" = 1), más
  directo y con la consecuencia: sin la documentación, la
  declaración se presenta con lo que haya.
Devuelve una tabla: código de cliente, asunto, cuerpo.

El calendario manda. En los trimestrales de IVA y del pago fraccionado del IRPF, los plazos de la Agencia Tributaria van del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre. Comprueba cada año el calendario del contribuyente antes de fijar las fechas internas.

Las preguntas que se repiten

Durante una semana, apunta las preguntas que llegan por correo y por teléfono. Casi siempre son las mismas diez: qué gastos puedo deducir, cuándo me cobráis el trimestre, qué hago con esta carta, cuándo tengo que dar de alta a un trabajador, si puedo facturar sin alta. Con ellas:

1. Escribe la respuesta que da la gestoría, aunque sea en notas.
2. Súbelas a un proyecto "Clientes" con cinco correos buenos de ejemplo.
3. Pide a Claude que redacte cada respuesta tipo en el tono de la gestoría, con un hueco entre corchetes para lo que cambia de un cliente a otro.
4. Revisa las respuestas con quien lleva cada área y guárdalas en el proyecto.

A partir de ahí, ante una pregunta nueva de un cliente, se le pide a Claude el borrador partiendo de la respuesta tipo y del correo del cliente. Si la respuesta depende de la norma, se adjunta la norma.

Sin pedirlo cada semana

Con las tareas programadas de Claude se puede dejar preparada cada lunes la lista de clientes con documentación pendiente y los borradores de recordatorio, a partir de la hoja actualizada. Conviene empezar a mano: si la hoja no se mantiene, la tarea programada solo repetirá el error cada semana.

Riesgos y límites

• Las promesas. Un correo que dice "no te preocupes, no habrá recargo" compromete a la gestoría. Las respuestas tipo no prometen resultados.
• Datos en la hoja. Para recordar qué falta no hacen falta NIF ni cuentas. Si los clientes son personas físicas, sus datos son datos personales: trabaja en un plan de empresa.
• Chatbots. Si una IA atiende a los clientes directamente, hay que avisar de que lo es (artículo 50 del Reglamento Europeo de IA, aplicable desde el 2 de agosto de 2026).