Revisar las incidencias de nómina con Claude antes de cerrar el mes

El cierre de nóminas de una gestoría tiene dos riesgos clásicos: la incidencia que el cliente comunicó y no se metió, y la que se metió dos veces. Los dos se ven comparando el mes con el anterior y con la lista de incidencias, que es una tarea de cruzar datos línea a línea. Claude la hace rápido y sin cansarse. El cálculo, la cotización y los ficheros oficiales siguen en el programa de nóminas.

Qué preparar

• Dos listados del programa de nóminas, el del mes que se cierra y el del anterior, en Excel o CSV, con una línea por trabajador y concepto: código de trabajador, centro, concepto y importe.
• Las incidencias que mandó el cliente: horas extra, altas y bajas, cambios de jornada, bajas por incapacidad temporal, vacaciones, variables. Si llegaron por correo o por WhatsApp, cópialas en un documento o pide a Claude que las ordene primero en una tabla.
• Los umbrales de la gestoría, escritos: qué variación se considera relevante.

Antes de subir nada, quita nombres, DNI, número de afiliación y cuenta bancaria. Para comparar basta el código de trabajador. Si la incidencia es una baja, la nómina necesita las fechas, no el motivo médico.

El prompt, con umbrales

Actúa como técnico de nóminas de una gestoría. Adjunto:
1. Listado de nóminas de [mes] (este cierre).
2. Listado de nóminas de [mes anterior].
3. Incidencias comunicadas por el cliente para [mes].

Tarea: compara 1 con 2 por código de trabajador y concepto.
Señala:
- Variaciones de bruto superiores al 5 % sin incidencia en 3
  que las explique.
- Conceptos nuevos o que desaparecen.
- Trabajadores que aparecen o desaparecen sin alta o baja en 3.
- Incidencias de 3 que no se reflejan en 1.
- Incidencias que parecen aplicadas dos veces.

Formato: tabla con código, concepto, importe anterior, importe
actual, diferencia, incidencia relacionada y "por confirmar"
(sí/no). Debajo, la lista de preguntas para el cliente.
No recalcules nóminas ni cotizaciones: solo compara.

La última línea importa. Si se le deja, Claude intentará recalcular una nómina con lo que sabe de memoria, y las tablas, bases y tipos cambian. Su trabajo aquí es comparar dos resultados del programa, no producir uno nuevo.

Dentro de Excel

Con Claude en Excel se hace lo mismo sin salir del libro: se le pide que cruce las dos hojas, añada una columna de diferencia y marque en color las líneas que superan el umbral. Así la revisión queda en el mismo archivo que se guarda con el cierre.

De prompt a Skill

Cuando el método funcione tres cierres seguidos, conviene convertirlo en una Skill de "revisión de incidencias": los umbrales, el formato de la tabla y las preguntas tipo al cliente. Así lo aplica igual quien lleva cada cliente. Lo explicamos en Skills de la gestoría.

Qué revisar antes de cerrar

• Cada línea marcada, contra el programa de nóminas. Claude señala; la persona decide si es un error.
• Lo que no marca. Si una incidencia no estaba en la lista del cliente, Claude no puede saber que falta. La comparación con el mes anterior ayuda, pero no lo cubre todo.
• Las preguntas al cliente, antes de enviarlas: que no incluyan datos de otros trabajadores.

Riesgos y límites

• Datos de terceros. Las nóminas son datos de los trabajadores del cliente. Se trabajan en un plan de empresa con acuerdo de tratamiento de datos y con lo mínimo para la tarea. Detalle en datos de trabajadores de clientes.
• No es un programa de nóminas. No conoce el convenio del cliente si no se lo das, ni las bases de cotización de este año.
• Un umbral mal puesto se repite cada mes. Revisa los umbrales cada trimestre.