Sintetizar entrevistas de diagnóstico con Claude: fichas, matriz de temas y hallazgos con evidencia

Un diagnóstico de consultoría suele empezar con diez, veinte o treinta entrevistas: dirección, mandos intermedios, equipos, a veces clientes y proveedores. Cada una deja una hora de grabación y varias páginas de notas. Ordenar todo eso en hallazgos es de las tareas que más horas se lleva, y en la que Claude más ayuda, con una condición: cada hallazgo tiene que poder rastrearse hasta lo que alguien dijo.

Antes de la primera entrevista

• Informar y pedir permiso para grabar. La persona entrevistada tiene que saber que se graba, para qué y quién lo verá. Con datos personales, es lo que pide la normativa de protección de datos (RGPD en España, Ley 1581 en Colombia).
• Acordar con el cliente si las citas irán anonimizadas en el informe, que es lo habitual.
• Usar la transcripción de la herramienta de reuniones. Teams, Zoom y Meet generan transcripción; Claude trabaja con el texto, no con el audio. Si la entrevista es presencial, se graba y se transcribe con la herramienta que use la casa.
• Subir el guion de la entrevista al proyecto del cliente, junto con las hipótesis de partida.

Una síntesis por entrevista, siempre con el mismo formato

Para cada transcripción, pide a Claude una ficha con el mismo formato. El formato fijo es lo que permite comparar entrevistas después:

1. Perfil de la persona (área y rol, sin nombre si se acordó anonimizar).
2. Respuesta resumida a cada pregunta del guion.
3. Problemas que menciona, con la frase literal y su minuto o párrafo.
4. Propuestas que hace.
5. Datos que da (cifras, plazos, volúmenes), marcados "por comprobar".
6. Lo que contradice a otras fuentes o a las hipótesis de partida.

Este formato está escrito como Skill, lista para subir a Claude: la descarga va con el formulario de la página de Claude para consultoras. Cómo se instala una Skill: instalar y editar una Skill.

Quien hizo la entrevista revisa su ficha el mismo día, cuando todavía se acuerda de lo que no quedó en la transcripción: el tono, lo que se dijo con la grabadora apagada, lo que se insinuó.

De las fichas a los hallazgos

1. Matriz de temas. Con todas las fichas en el proyecto, pide una tabla de temas por persona entrevistada: quién menciona cada problema. Muestra lo que se repite y en qué áreas.
2. Hallazgos con evidencia. Para cada tema que se repite, un hallazgo redactado con cuántas personas lo mencionan, de qué áreas y dos o tres citas literales.
3. Contradicciones. Pide que señale dónde dirección y equipos describen el mismo proceso de forma distinta. Suele ser lo más útil del diagnóstico.
4. Hipótesis contra evidencia. Para cada hipótesis de partida, qué entrevistas la apoyan, cuáles la contradicen y qué falta para cerrarla.

Comprobar antes de presentar

• Cada cita literal se busca en la transcripción. Claude puede parafrasear entre comillas o atribuir una frase a otra persona. Es el error más frecuente y el más dañino delante del cliente.
• Cada cifra se contrasta con los datos del cliente. Lo que alguien dice en una entrevista es una percepción, no un dato.
• Lo que se repite no siempre es lo importante. Un problema que menciona una sola persona de dirección puede pesar más que uno que mencionan diez. Claude cuenta menciones; el consultor decide qué pesa.

Riesgos y límites

• La transcripción automática se equivoca con nombres, siglas y cifras. Revisa esos tres antes de sintetizar.
• Las entrevistas tienen datos personales y a veces opiniones delicadas sobre compañeros. Se trabajan en el plan de empresa y con los nombres sustituidos cuando no hacen falta. Más en datos de clientes en una consultora.
• Claude no estuvo en la sala. Lo que no quedó en la transcripción no está en la síntesis.

Para resumir reuniones en general, sin el formato de diagnóstico, está el tutorial resumir una reunión con Claude.