Automatizar el back-office con Claude y n8n: facturas de proveedores, del correo a la hoja de cálculo

Registrar las facturas de proveedores es el ejemplo típico de back-office que se puede automatizar: llega un PDF por correo, alguien abre el adjunto, copia proveedor, fecha, base, impuestos y total en una hoja o en el programa contable y apunta el vencimiento. Es frecuente, tiene reglas claras y el resultado se puede comprobar con una suma. Esta guía monta ese proceso con n8n y Claude, nodo a nodo.

Es un flujo de trabajo, no un agente: los pasos son siempre los mismos y Claude solo hace uno, leer la factura. Anthropic recomienda empezar por la solución más sencilla posible, y aquí no hace falta que la IA decida nada. La diferencia entre las dos cosas está en agentes de IA en la empresa.

Qué hace el flujo

1. Detecta un correo nuevo con factura adjunta.
2. Claude lee el PDF y devuelve los datos en un formato fijo.
3. Unas reglas comprueban que los datos cuadran y que la factura no está ya registrada.
4. Si todo cuadra, se apunta en la hoja de facturas. Si no, se avisa a una persona con el motivo.
5. Cada lunes, otro flujo avisa de las facturas que vencen esa semana.

Lo que no hace: aprobar pagos ni contabilizar de forma definitiva. Eso sigue en manos de administración.

Lo que necesitas

• n8n, en la nube o instalado en un servidor propio con la edición Community. Los planes en la nube empiezan en 20 € al mes con pago anual e incluyen 2.500 ejecuciones (precios a 1 de noviembre de 2026).
• Una clave de la API de Claude. En n8n Cloud también se pueden usar los créditos de n8n sin cuenta en Anthropic.
• Una etiqueta o carpeta en el correo donde caigan las facturas, con una regla del propio Gmail u Outlook.
• Una hoja de cálculo en Google Sheets o Excel con una columna por dato.

El flujo, nodo a nodo

1. Disparador de correo. Nodo Gmail Trigger o Microsoft Outlook Trigger, filtrado por la etiqueta de facturas y con descarga de adjuntos activada.

2. Claude lee la factura. Nodo de Anthropic, operación Analyze Document, con el PDF adjunto como entrada. Para leer facturas basta con Haiku 5.5; si hay muchas escaneadas o con mala calidad, prueba Sonnet 5.5. El prompt pide un formato fijo y prohíbe inventar:

Extrae de esta factura los siguientes campos y responde solo con JSON:
proveedor, nif_proveedor, numero_factura, fecha_emision (AAAA-MM-DD),
fecha_vencimiento (AAAA-MM-DD o null), base_imponible, impuestos,
total, moneda.
Usa números sin separador de miles y con punto decimal.
Si un campo no aparece en la factura, pon null. No lo deduzcas.
Si el documento no es una factura, responde {"es_factura": false}.

3. Validaciones. Un nodo Code o varios nodos If comprueban lo que no hay que dejar al modelo:

• Que base más impuestos dé el total, con un margen de céntimos.
• Que el NIF o NIT tenga el formato correcto.
• Que la fecha de emisión no sea futura ni de hace más de un año.
• Que no haya ningún campo obligatorio en null.
• Que la combinación de proveedor y número de factura no esté ya en la hoja, con una búsqueda en el nodo de Google Sheets o Excel.

4a. Registro. Si pasa todo, nodo Google Sheets o Excel, operación de añadir fila, con los campos más el enlace al correo original para poder consultarlo.

4b. Revisión humana. Si algo falla, el flujo no registra: manda un correo o un mensaje de Slack o Teams a administración con la factura, los datos leídos y la regla que no se cumplió. La persona la registra a mano o corrige el dato.

5. Aviso de vencimientos. Un segundo flujo con Schedule Trigger cada lunes lee la hoja, filtra lo que vence en los próximos siete días y envía la lista.

Lo que cuesta

Según la documentación de Anthropic, cada página de PDF ocupa entre 1.500 y 3.000 tokens de texto, más los de la imagen de la página, sin recargo por ser PDF. Con los precios del 1 de noviembre de 2026:

A eso se suma el plan de n8n. Las cifras dependen de tus facturas: con unas cuantas reales y el contador de tokens de la API se sabe el coste exacto antes de activarlo. En casi cualquier empresa, la partida que manda son las horas de administración que se liberan.

Lo que conviene saber antes

• Si la factura ya trae los datos, no hace falta IA. La factura electrónica de Colombia llega con un XML que se lee con un nodo de XML, sin Claude. La IA aporta en los PDF y las fotos sin datos estructurados.
• Datos. Las facturas de autónomos llevan nombre y NIF de una persona: son datos personales. Revisa con protección de datos el contrato con Anthropic y dónde aloja n8n los datos, o instálalo en un servidor propio. La revisión completa está en Claude y los datos de tu empresa.
• Facturas recibidas, no emitidas. Este flujo registra lo que te facturan. La emisión de facturas en España tiene sus propias reglas de software (Verifactu) y no se toca aquí.
• Las primeras semanas, todo a revisión. Durante un mes, que una persona compare cada registro con la factura. Cuando el porcentaje de aciertos sea estable, deja a revisión solo lo que falla en las validaciones.

El mismo patrón sirve para otros procesos

Correo o carpeta de entrada, Claude que lee y devuelve datos en formato fijo, reglas que validan, registro y revisión humana de lo dudoso. Con el mismo esquema se automatizan los albaranes y pedidos de clientes, los currículums que llegan a una oferta (solo para ordenarlos: decidir sobre candidatos es de alto riesgo en el Reglamento Europeo de IA), los tickets de soporte o los partes y formularios escaneados. Para elegir cuál de tus procesos va primero, el diagnóstico de IA da el orden.