Plan de 90 días para llevar Claude a un hotel independiente

Casi todos los hoteles ya usan IA en algo, aunque sea porque alguien de recepción traduce correos con ella. Lo que falta casi siempre es que alguien lo lleve: que elija qué tareas, prepare el material del hotel, comparta lo que funciona y mida si sirve. Este plan está pensado para un hotel independiente o una cadena pequeña, con un equipo que no puede parar para formarse y sin departamento de sistemas.

Es la versión hotelera de nuestro plan de piloto de 90 días para empresas.

Antes del día 1: tres decisiones

• Quién lo lleva. Una persona del hotel con tiempo reservado (dos o tres horas a la semana), no necesariamente técnica: alguien de dirección, de reservas o de revenue a quien le guste ordenar procesos. Es el factor que más pesa.
• Cuándo. En temporada media o baja. Las dos primeras semanas piden horas de aprendizaje que en agosto no existen.
• Qué plan. Para trabajar con datos de huéspedes, un plan de equipo (Team o Enterprise), con términos comerciales y acuerdo de tratamiento de datos. Las cuentas personales sirven para probar sin datos personales. Detalle en qué datos de huéspedes se pueden pegar en Claude.

Fase 1, semanas 1 y 2: preparar

1. Elegir tres tareas frecuentes, que hoy cuestan tiempo, cuyo resultado se revisa antes de salir y sin datos sensibles. Las tres más habituales: correos y mensajes de recepción, respuesta a reseñas y el comentario semanal de revenue o el informe a dirección.
2. Medir el punto de partida. Cuántas horas a la semana se van hoy en cada tarea, estimado por quien la hace.
3. Preparar los proyectos. Fact sheet, políticas, guía de tono, tarifario de salones: lo que necesitaría una persona nueva. Es el trabajo que más rinde de todo el plan.
4. Escribir una política de una página: qué datos no se pegan, qué revisa siempre una persona, qué no decide la IA (tarifas, compensaciones, decisiones sobre personas). Si el hotel tiene un chatbot de cara al huésped, revisar ya el aviso de IA.
5. Una sesión de formación de dos horas con los casos del hotel, no con ejemplos genéricos.

Fase 2, semanas 3 a 10: usar

• Semanas 3 a 6. El equipo usa los proyectos en el trabajo real. El responsable recoge cada semana qué funcionó y qué hubo que corregir, y ajusta los proyectos.
• Semanas 5 a 8. La tarea que mejor funcione se convierte en Skill, para que todo el equipo la haga igual.
• Semanas 7 a 10. Se suma una cuarta tarea que proponga el equipo. Si nadie propone nada, es una señal: o falta formación o las tareas elegidas no eran las que dolían.

Un consejo práctico: quince minutos en la reunión semanal de jefes de departamento para que alguien enseñe algo que le haya funcionado. Es la forma más barata de que se extienda.

Fase 3, semanas 11 y 12: decidir

Con los datos del principio y los de ahora: horas por tarea, cuántas personas lo usan cada semana y qué tareas nuevas han salido. Tres salidas posibles:

• Extender a más personas y departamentos, con las Skills que ya funcionan.
• Integrar: si el cuello de botella es copiar datos del PMS a mano, es el momento de mirar las integraciones con el PMS.
• Parar o cambiar de tareas. Es un resultado útil: ahorra licencias que nadie iba a usar.

Riesgos y límites

• Sin responsable no hay piloto. Si nadie tiene tiempo reservado, el piloto se queda en cuentas que cada uno usa a su manera.
• Empezar por lo que llega al huésped sin revisar (un chatbot en la web) es empezar por lo más arriesgado. Primero el back-office.
• Las cifras de ahorro que publican los proveedores son estimaciones de quien vende el servicio. Las que valen son las de tu hotel, medidas antes y después.