Propuestas para grupos y eventos con Claude: de la solicitud a la propuesta

Las solicitudes de grupos y eventos son de las más rentables y de las más lentas de responder. Llegan como un correo largo, un formulario de una agencia o un RFP de diez páginas, y el equipo de ventas tiene que sacar fechas, asistentes, montaje, menús y necesidades técnicas, comprobar disponibilidad, decidir el precio y escribir la propuesta. Quien responde primero con una propuesta clara suele ganar. Claude acorta las tres partes que son trabajo de lectura y redacción.

Paso 1: el proyecto de ventas

Un proyecto en Claude con el tarifario de salones, los menús de eventos, las condiciones (depósitos, cancelación, mínimos), las fichas técnicas de cada salón y dos o tres propuestas que hayan salido bien. Con eso, cada solicitud nueva se trabaja con los datos reales del hotel.

Paso 2: leer la solicitud

Actúa como coordinador/a de eventos de [Hotel]. Adjunto el RFP del
cliente; el tarifario de salones y los menús están en el proyecto.

Tarea:
1. Extrae en una tabla: fechas, asistentes, habitaciones por noche,
   salones y montaje, comidas, audiovisuales y otras necesidades.
2. Señala lo que falta y hay que preguntar al cliente.
3. Señala lo que el hotel no puede ofrecer según el proyecto.

Formato: tabla + lista de preguntas + lista de incompatibilidades.

La lista de preguntas es lo que más se agradece después: el número de personas con dieta especial o si el montaje cambia de mañana a tarde aparecen en la víspera si no se preguntan al principio.

Paso 3: ¿compensa el grupo?

Un grupo de 40 habitaciones a una tarifa cerrada puede ser buen negocio o puede ocupar noches que se habrían vendido a individuales más caros. Es el análisis de desplazamiento, y Claude lo hace bien si se le dan los datos:

• El forecast de ocupación y tarifa media de esas noches sin el grupo.
• La tarifa ofrecida al grupo y el gasto estimado en salones y comidas.
• Los costes por habitación y por cubierto que el hotel quiera usar.

Con estos datos, calcula el ingreso neto del grupo (habitaciones,
salones y comidas, menos costes) y el ingreso de las habitaciones
individuales que desplazaría según el forecast. Muestra el cálculo
noche por noche en una tabla. Recomienda aceptar, negociar (con qué
tarifa mínima) o rechazar. No es una decisión: es una recomendación
para revenue y ventas.

Pedir la tabla noche por noche es la forma de poder revisar el cálculo. Si el hotel evalúa grupos a menudo, Claude también puede construir una calculadora de grupos como artefacto: una página con los campos del grupo y el resultado, que el equipo reutiliza cada lunes.

Paso 4: la propuesta

Con la tabla de la solicitud y el precio decidido, Claude redacta la propuesta con la estructura de las que ya han funcionado: presentación corta, programa propuesto, salones y montaje, menús, habitaciones, condiciones y siguiente paso. La entrega como documento de Word o como presentación. Para una boda o un evento de marca, conviene pedir dos versiones del programa con distinto presupuesto.

Contratos de turoperadores y cupos

El mismo proyecto sirve para revisar contratos largos: se sube el contrato y se pide una tabla con plazos de release, penalizaciones, condiciones de pago y cláusulas que se aparten de las del año anterior. No sustituye la revisión legal, pero dice dónde mirar.

Riesgos y límites

• Disponibilidad y precio, del PMS y de una persona. Claude no sabe qué salones están libres salvo que se lo des.
• El cálculo depende del forecast. Un forecast optimista hace que todos los grupos parezcan malos.
• Datos del cliente. En cuentas personales, quita los datos personales del RFP antes de subirlo.
• Nada se envía sin revisar. Una propuesta con un precio mal copiado es un compromiso por escrito.